技能実習計画の申請時期などは、似たような書類を何度も作り、何度も確認する作業に追われてはいませんか？
「この書類、前回と同じ内容なのにまた入力しなきゃいけないの？」 「申請書を出すときは、必ずあの講習予定表もセットなのに……出し忘れた！」
そんな現場の「地味に辛い」を劇的に解消し、事務効率を異次元に引き上げる魔法の機能。それが、外国人材管理システム*「かんべえ」の『監理団体専用フォーマット』です。
1. 「いつものセット」をワンクリックで。監理団体専用フォーマットとは？
書類を出力する際、毎回同じ内容を打ち込んだり、複数のファイルを別々に開いて印刷したりしていませんか？
「かんべえ」の専用フォーマット機能を使えば、「毎回同じ内容で出したい書類」や「必ずセットで出力したい書類」をあらかじめ登録しておくことができます。
手間を１つ省く： 登録しておけば、必要な時に「ポチッ」と押すだけ。
ミスを物理的に防ぐ： セット出力設定により、添付書類の出し忘れをゼロにします。
事務作業は「頑張る」ものではなく、「仕組みで楽にする」時代です。
2. 【実例】入国後講習の書類が「日付を入れるだけ」で完成！
この機能が最も威力を発揮するのが、**「入国後講習」**に関する書類作成です。 多くの団体様では、講習カリキュラムの基本内容は大きく変えず、日程だけを調整して運用されているはずです。
「かんべえ」流・爆速作成ステップ：
一度登録すればOK： ベースとなる講習カリキュラムを「かんべえ」に専用フォーマットとして登録。
申請書と「連動」して自動出現： 「技能実習計画認定申請書」を出力する際、あらかじめ設定しておけば、入国後講習の書類もセットで自動的に出力されます。
Excel出力後の「自動反映ボタン」が神： 書類は使い慣れたExcel形式で出力。ここからが「かんべえ」の凄いところです。出力されたシートに予定日を入れると、一覧表（カリキュラム表）へ自動反映してくれる専用ボタンを搭載！
あなたはExcelを開き、日付を上書きしてボタンを押すだけ。 これだけで、複雑な日程計算や転記作業から解放され、完璧な書類が完成します。
3. アレンジは自由自在。貴団体だけの「最強時短術」を
この専用フォーマット機能は、使い手次第で無限に広がります。
「この業務、いつも同じことの繰り返しだな」 「Excelのコピペ、もう飽き飽きした……」
そう感じている業務こそ、「かんべえ」の出番です。
貴団体のやり方に合わせたカスタマイズ設定を行うことで、事務員の残業代を減らし、本来の業務である「実習生の支援」や「企業様へのフォロー」に100%注力できる環境を整えましょう。
まとめ：事務を「自動化」して、余裕のある管理を。
「かんべえ」を導入するということは、単にソフトを買うことではありません。
「ミスが起きない仕組み」と「時間」を買うことと同じです。
アレンジ次第で、あなたの事務作業はもっともっと楽になります。
その「最初の一歩」、私たちと一緒に踏み出しませんか？
「今の業務、もっと楽にできる？」とお悩みなら
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