技能実習や特定技能の管理業務において、避けては通れないのが「膨大な書類と画像データの管理」ですよね。 「あの書類、メールで送ったはずだけど…」「最新のデータはどれ？」といったやり取りに時間を取られていませんか？
今回は、事務局の皆様にぜひ使いこなしていただきたい**「ファイル管理機能」**の便利な活用方法をご紹介します。
1. 受入企業へのID発行は「無料・無制限」！
「かんべえ」は、管理組合様だけでなく、受入企業様向けのログインIDを「無料」かつ「無制限」に発行可能です。
企業ごとに専用のマイページを持っていただくことで、
組合と企業の間に「共通のキャビネット」ができるイメージです。
メリット： 「書類を郵送する」「メールで送る」といった手間がゼロに。
安心： 企業ごとにアカウントが分かれているため、セキュリティ面も安心です。
2. アップロード＆ダウンロードで即時共有
申請書類のドラフトや、パスポートの写し、在留カードの画像など、必要なデータはすべて「ファイル管理機能」に集約しましょう。
組合から企業へ： 署名が必要な申請書類をアップロードし、企業側にダウンロードしてもらう。
企業から組合へ： 定期報告に必要な写真や、急ぎの書類データをアップロードしてもらう。
わざわざ大容量ファイル転送サービスを使わなくても、かんべえ内で完結します。
3. 「公開・非公開」ボタンで情報を賢くコントロール
「この書類はまだ作成中だから、企業には見せたくない」
「これは内部資料として残しておきたい」
そんな時は、【公開・非公開ボタン】の出番です。
ボタンひとつで、企業側の画面に表示させるかどうかを切り替えられるため、情報の整理が非常にスムーズになります。
まとめ：事務作業の「時短」が、手厚いサポートを生む
書類の受け渡しがスムーズになれば、その分、実習生や特定技能外国人の方々、そして受入企業様へのコンサルティングに時間を割くことができます。
「まだ企業アカウントを発行していない」という組合様は、ぜひこの機会に活用を開始してみてください。
[外国人材管理ソフト「かんべえ」詳細・お問い合わせはこちら] (
) https://www.srs-net.co.jp/kanbe/
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