監理団体の皆さま、日々の業務でこんな「ストレス」を感じていませんか？
送り出し機関からバラバラの形式で届く大量のメール
パスワード付きZIPファイルの解凍作業に追われる毎日
Excelへの転記ミスを恐れながらのデータ入力
外国人材管理ソフト「かんべえ」の連携機能を使えば、これまで「アナログ」だった送り出し機関とのやり取りが、ボタン一つで劇的に変わります。
今回は、業務効率を最大化する「情報共有機能」の活用フローを分かりやすく解説します！
1. 入力は送り出し機関におまかせ！「エントリー準備」
まずは、現地の送り出し機関が「かんべえ」に候補者情報を直接入力します。
メリット： 入力項目が統一されているため、情報の「抜け漏れ」が最初から防げます。監理団体側で内容を精査する手間が大幅に減ります。
2. 求人マッチングもシステム内で完結
監理団体がシステムにアップした求人情報を、送り出し機関がリアルタイムで確認。
条件に合う候補者をその場で選び、そのままシステム内でエントリーまで完了できます。
3. 感動の「情報共有機能」で即時同期
ここが最大のポイントです。送り出し機関が画面上のボタンをポチッと押すだけで、そのデータが瞬時に監理団体側のシステムへ反映されます。
脱・メール添付： 重いPDFをやり取りしたり、チャットツールを遡ってファイルを探す手間はもう不要です。
4. 面談用書類も「自動生成」でスマートに
リモート面談の準備も一瞬です。システム内のデータから履歴書やエントリーシートを自動出力できます。
プロの仕上がり： フォーマットが統一されているため、受け入れ企業への提示もスムーズ。見やすく整った書類が即座に手に入ります。
5. 採用確定後の「データ引き継ぎ」がゼロ秒
面談の結果、ステータスを「採用」に変えるだけで、必要なデータが監理団体の管理台帳へと自動連携されます。
ミスゼロへ： 名前や住所をゼロから打ち直す必要はありません。届いたデータを確認し、足りない項目を埋めるだけで事務作業が完了します。
🚀 比較でわかる！導入前・導入後のビフォーアフター
| 項目 | 従来のやり方（アナログ） | かんべえ連携後（DX） |
| 情報の集約 | メール・LINE・電話でバラバラ | すべて「かんべえ」で一元管理 |
| 書類の形式 | 送り出し機関ごとにバラバラ | 統一フォーマットで確認・出力 |
| データ入力 | 採用のたびに手入力（転記ミス発生） | 連携データを活用（確認だけでOK） |
結論：事務作業の時間を「支援の時間」へ
「かんべえ」の連携機能は、単に楽をするためのツールではありません。
煩雑な事務作業を自動化することで生まれた時間を、実習生への手厚いフォローや、より質の高い支援活動に充てることができるようになります。
「うちの送り出し機関とも連携できる？」
「具体的な画面を見てみたい！」
そう思われた方は、ぜひ公式サイトから詳細をチェックしてみてください。
▼外国人材管理システム『かんべえ』公式サイト
「かんべえ」が、貴団体の業務効率化を全力でサポートいたします！
コメント
コメントを投稿